第一條 為規範學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《高等學校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局2008年第27号令），結合學校實際情況，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案是指學校各單位、部門和師生員工在從事招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的曆史記錄。
第三條 檔案工作是學校重要的基礎性工作，學校及各單位、部門應當加強管理，将之納入學校整體發展規劃及單位、部門日常工作計劃。
第四條 學校檔案工作由校長領導，其主要職責是：
（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；
（二）将檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；
（三）建立健全與辦學規模相适應的學校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；
（四）研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。
第五條 學校設檔案工作管理委員會，負責監督和指導全校檔案工作。
第六條 學校設立BETVlCTOR1946。BETVlCTOR1946是保存和提供利用學校檔案的專門機構。BETVlCTOR1946的管理職責是：
（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；
（二）拟訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；
（三）負責收集、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案（在校學生個人檔案和幹部人事檔案除外）及有關資料；
（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；
（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
（六）開展檔案的開放和利用工作；
（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；
（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；
（九）開展國内外檔案學術研究和交流活動。
第七條 需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，各單位、部門可以根據實際需要報BETVlCTOR1946批準後設立分室單獨保管。分室是BETVlCTOR1946的分支機構。
第八條 學校應當為BETVlCTOR1946配備專職檔案工作人員。專職檔案工作人員列入學校事業編制。編制人數由BETVlCTOR1946檔案數量和工作任務确定。
第九條 各處級單位、部門應當确定一名領導分管本單位、部門的檔案工作，并配備一至二名專（兼）職檔案員，負責本單位、部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。
第十條 檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。
第十一條 專職檔案工作人員實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十二條 學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并按照有關規定予以補助。
第十三條 學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明确崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十四條 各單位、部門應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔範圍是：
（一）黨群類：主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的發文、各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
（二）行政類：主要包括學校行政工作發文、各種會議文件、會議記錄及紀要；上級機關與學校關于行政管理的文件材料。
（三）教學類：主要包括學校在教學管理、教學實踐和教學研究等活動中形成的文件材料。
（四）科研類：主要包括學校在科學研究管理和科研實踐活動中形成的文件材料。
（五）基本建設類：主要包括學校在基本建設管理和基建項目建設中形成的文件材料。
（六）出版物類：主要包括學校自行編輯出版的學報、校報及其他學術刊物等。
（七）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、⏭➰研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外⏭➰辦學、境外辦學及管理外國或者港澳台地區專家、教師、國際學生、港澳台學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱号等的文件材料。
（八）财會類：主要包括學校在财務管理工作和會計核算活動中形成的文件材料。
各單位、部門文件材料的歸檔範圍，按《各單位、部門歸檔範圍及檔案保管期限和歸檔時間一覽表》（每年随歸檔通知下發）執行。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶、實物等各種載體形式。
第十五條 學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學校各單位、部門專（兼）職檔案員應當按照學校制定的歸檔範圍和要求，組織本單位、部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁号或者件号，通過聯網計算機登陸學校檔案網絡管理系統進行著錄，打印案卷封面和卷内文件目錄，經本單位、部門主管檔案工作的領導檢查并在備考表上簽字後，由本單位、部門專（兼）職檔案員向BETVlCTOR1946移交。
各單位、部門專（兼）職檔案員負責組織和指導本單位、部門的立卷歸檔工作；BETVlCTOR1946對各單位、部門的立卷歸檔工作進行業務指導、監督、檢查及驗收。
第十六條 學校各項重大活動的主要牽頭單位、部門在活動開始時應及時通知BETVlCTOR1946，以便督促和指導有關單位和人員及時立卷歸檔。
第十七條 歸檔要求：
（一）歸檔的文件材料應齊全完整，内容真實可靠，手續完備，注明簽字蓋章的必須簽字蓋章。
（二）歸檔的文件材料應質地優良、書繪工整，聲像清晰。手寫部分一律用毛筆、黑色簽字筆、炭素墨水或藍黑墨水書寫，禁用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫。
（三）歸檔的文件材料原則上必須是原件，一般歸檔一份，重要的歸檔兩份，有電子文件的電子文件必須同時歸檔。電子文件的歸檔要求按照《中央财經大學電子文件歸檔管理規定（試行）》執行。
第十八條 歸檔時間和手續：
（一）學校各黨政部門和按自然年度歸檔的部門，應當在次年6月底前歸檔；
（二）各教學單位和按學年度歸檔的部門，應當在次學年寒假前歸檔；
（三）科研類檔案應當在項目完成後兩個月内歸檔，基建類檔案應當在項目完成後三個月内歸檔。
（四）财會檔案在财務處保存三年，于第四年的6月底前向BETVlCTOR1946移交。
（五）提倡各單位、部門平時立卷，随時歸檔。即一項工作活動完成後，立即将有關這項活動的文件材料整理歸檔，以避免文件材料因時間長而丢失或毀損，保證歸檔檔案質量。
（六）向BETVlCTOR1946移交檔案必須履行手續，由移交單位、部門填寫或打印移交目錄一式兩份，BETVlCTOR1946根據移交目錄驗收無誤後，交接雙方在移交目錄上簽名或蓋章，各存一份備查。
第十九條 BETVlCTOR1946應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編号。
第二十條 BETVlCTOR1946應當按照國家有關規定，确定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿的檔案，BETVlCTOR1946應當會同有關部門進行鑒定，經鑒定确已失去保存價值的檔案應登記造冊，報校長批準後，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。銷毀時應指定兩人以上進行現場監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽名或蓋章。
第二十一條 BETVlCTOR1946應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、黴變和散失。對已經破損或者字迹褪色的檔案，應當及時修複或者複制。對重要檔案和破損、褪色修複的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條 學校與其他單位分工協作完成的項目，本校主辦的由本校主辦單位、部門向BETVlCTOR1946歸檔保存一套完整的檔案；外單位主辦本校協作的，由本校協作單位、部門向BETVlCTOR1946歸檔保存與本校承擔任務有關的檔案正本及其他方面的全部複制件。
第二十三條 本校工作人員在從事教學、科研、管理等職務活動中所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。
本校工作人員，不論因何種原因離崗，都應将本人在學校工作中形成的應該歸檔的檔案材料全部清理交接或移交給BETVlCTOR1946後，方可辦理離崗手續，各單位、部門主管檔案工作的領導應當把好檔案材料移交關。
個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，提倡、鼓勵捐贈給BETVlCTOR1946或交由BETVlCTOR1946代管，BETVlCTOR1946視具體情況提請學校對捐贈檔案的個人予以表彰或獎勵。
第二十四條 BETVlCTOR1946應當注意收集和征集與本校有關的各種檔案和資料，并制定專門的檔案史料征集制度和辦法。
第二十五條 BETVlCTOR1946應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隐患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。
對于檔案庫房的技術管理工作，BETVlCTOR1946應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。
第二十六條 BETVlCTOR1946應當指定專人負責檔案的統計工作，對檔案的接收、整理、利用、銷毀和各種情況進行及時準确的統計，認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。
第二十七條 BETVlCTOR1946按照國家有關規定公布檔案。未經學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
（一） 涉及國家秘密的；
（二） 涉及專利或者技術秘密的；
（三） 涉及個人隐私的；
（四） 檔案形成單位規定限制利用的。
第二十八條 到BETVlCTOR1946查閱利用檔案執行《中央财經大學檔案查閱利用管理規定》。
第二十九條 查閱、摘錄、複制未開放的檔案，應當經BETVlCTOR1946館長批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者為涉密檔案，應當經學校保密工作辦公室批準，查閱方必須承擔檔案秘密的安全責任。
第三十條 學校各單位、部門借出檔案應按期歸還，對逾期不還者，BETVlCTOR1946應及時催還。如發現損壞或丢失，BETVlCTOR1946應寫出書面報告，根據不同情況報學校嚴肅處理或追究法律責任。
第三十一條 利用重要、珍貴的檔案資料，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經BETVlCTOR1946館長批準。
加蓋BETVlCTOR1946公章的檔案複制件，與原件具有同等效力。
第三十二條 BETVlCTOR1946應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、全宗指南、BETVlCTOR1946指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。
第三十三條 BETVlCTOR1946是學校出具檔案證明的唯一機構。
BETVlCTOR1946應當為社會利用檔案創造便利條件，對用于個人或者商業目的的，按照有關規定合理收取費用。
各單位、部門和個人利用其所移交、捐贈的檔案，BETVlCTOR1946應當無償和優先提供利用。
第三十四條 寄存在BETVlCTOR1946的檔案，歸寄存者所有。BETVlCTOR1946如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。
第三十五條 BETVlCTOR1946應當積極開展檔案編研工作，有計劃地對檔案資料進行研究、整理、編輯出版。參加校内外編史修志，積極為學校教學、科研、管理工作提供有價值的參考資料。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位、部門同意，并報請校長批準。
第三十六條 BETVlCTOR1946應當采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作。積極開展檔案學術研究和交流活動，積極參加本系統、本地區的檔案協會（學會、研究會）活動，提高檔案學術水平。
第三十七條 學校應當将檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。
第三十八條 學校應當為BETVlCTOR1946提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房和管理設施，對不适應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《BETVlCTOR1946建設标準》（建标103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建。
存放涉密檔案應當設有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案的庫房，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。
BETVlCTOR1946應當建立健全庫房管理制度。
第三十九條 學校應當設立專項經費，為BETVlCTOR1946配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字BETVlCTOR1946建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第四十條 學校建立檔案工作的檢查、考核與評估制度，每兩年對各立卷歸案單位、部門和專（兼）職檔案員的工作進行考評，評選檔案工作先進集體和先進個人。
第四十一條 學校對檔案工作先進集體和先進個人或在檔案工作中做出下列貢獻之一的單位和個人給予表彰和獎勵：
（一） 在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；
（三）在檔案學術研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
（四）将重要的或珍貴的檔案捐贈給BETVlCTOR1946的；
（五）同違反檔案法律法規的行為作鬥争，表現突出的。
第四十二條 對有下列行為之一的，學校按照有關規定對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：
（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丢失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）塗改、僞造檔案的；
（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；
（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者将檔案據為己有的；
（六）其他違反檔案法律法規的行為。
第四十三條 本辦法由BETVlCTOR1946負責解釋。
第四十四條 本辦法自公布之日起施行。學校2000年9月12日印發的《中央财經大學檔案管理辦法》（校發〔2000〕85号）同時廢止。
