為了規範、科學、合理的開展紙質檔案數字化工作，使檔案信息資源準确、方面、快捷地提供利用，以滿足學校對檔案的需求，現參照《紙質檔案數字化技術規範》（DA/T 31-2017），并結合本館實際，制訂本技術規範。
一、本規範的适用範圍
本規範規定了紙質檔案數字化技術和管理要求。
本規範适用于采用掃描設備對紙質檔案的數字化加工過程及數字化成果的管理。
本規範适用于檔案部門自行開展檔案數字化工作。
本規範适用于檔案數字化外包工作的管理，同時參照《檔案數字化外包安全管理規範》（檔辦發[2014]7号）實施安全管理。
二、紙質檔案數字化的基本原則:
1.規範性原則：所有檔案信息必須按照規定的技術要求、文本格式和工作标準進行數字化，并盡可能采取通用标準，在特定技術參數方面适當調高，确保紙質檔案數字化成果質量，最大程度地展現檔案原貌。
2.安全性原則：在檔案信息數字化過程中應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，确保檔案實體和檔案信息的安全。加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。
3.效益性原則：在充分調研的基礎上選擇最優的檔案信息數字化方案，包括選擇最優的工作流程、最合理的技術手段和最适宜的數字化加工設施等。
三、組織與管理
1.機構及人員：成立由分管領導負責的紙質檔案數字化工作組織，配備相應能力的工作人員，明确檔案數字化管理的部門、人員及其職責，确保數字化工作的順利開展。
2.基礎設施：應配備專用的數字化加工場地，并根據數字化加工過程進行合理布局。合理規劃、配備和管理紙質檔案數字化設施設備，确保設施設備安全、先進，能夠滿足數字化工作的需要。數字化加工場地應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染、視頻監控等安全管理要求。
3.管理制度：紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。
4.檔案數字化外包：紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質。如需審查數字化加工企業的保密資質，檔案部門應按照《國家秘密載體印制資質管理辦法》（國保發[2012]7号）等文件的要求執行。在項目實施過程中，應依據《檔案數字化外包安全管理規範》（檔辦發[2014]7号），檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。
三、紙質檔案數字化對象的确定:
應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和利用方法進行确認，隻有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。
1.保護至上，分步實施原則
2.需求導向，利用優先原則
3．剔除無用，避免浪費原則
四、紙質檔案數字化技術要求
1. 掃描檔案的總體要求：每張圖片應在200%的查看比例下，字迹、邊框清晰，圖片上加有水印專用章、圖片順序号與案卷的頁碼号一緻；
2. 掃描均為24位色彩色模式。分辨率要求：曆史檔案：≥400dpi；非曆史檔案：≥200dpi。數碼相機拍攝檔案的分辨率要求：相機的像素設定應相當于或大于分辨率200dpi；分辨率的設定應以“每張圖片應在200%的查看比例下，字迹清晰、完整”為原則；若有特殊情況導緻影響掃描圖像的利用和閱讀的(包括圖像的清晰度是否理想、圖像大小是否合适)，可根據實際情況作以調整：
3. 對于所掃描圖片原始文件，按照相應的規格，在保存時，應按照圖片的最高品質保存；對于壓縮、處理後的圖片，應保證圖像的清晰、可讀。
4. 圖片寬度一般設置為430-600像素，每幅圖片的寬度和長度最大分别不得超過1000像素；圖片大小設置為90-150K，最大不得超過150K；圖片尺寸和大小的設定原則應按照檔案信息管理系統的要求來設定。
5. 圖形圖像的存儲格式為：JPG、PDF；圖像文件OCR轉換後的存儲格式為：DOC或XLS；PDF格式的文件内部順序應與相應的案卷頁碼順序保持一緻。
6. 加工方應提供三套圖像數據光盤。一套為初始圖像；另一套為加入水印後的圖像；還有一套為初始圖像的PDF格式的文件。此外，光盤的品牌、型号、規格等指标參數必須經BETVlCTOR1946認定。
7. 各個門類的檔案在加工處理上可能存有異同，相異之處，應按本門類檔案的特有屬性來加以區别對待，并按事先約定的特殊要求和程序來處理。
加工方在移交圖像之前，應對圖像偏斜度、清晰度、失真度、排列順序以及是否漏掃等方面進行檢查，不符合質量要求的，應重新進行圖像的掃描或處理。
五、紙質檔案數字化工作流程及具體要求
紙質檔案數字化的基本流程主要包括：檔案提卷出庫、完善目錄數據庫、檔案數字化前處理質檢、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、圖像質檢、檔案數字化成果挂接、數據驗收移交、檔案還原入庫等環節。具體流程及主要技術要求按照以下幾點執行，主要包括：
特别要求：加工過程必須建立嚴格的質量檢測體系，要求加工流程每個環節都加入質量檢驗工作并指定專人負責，發現問題立即修改，并做好記錄。
1、檔案交接，提卷出庫
（1）根據采購單位工作進度制定提卷還卷計劃，分批次調取檔案并填寫《檔案出入庫交接表》，表内需列明所需調取檔案的批次、全宗号、檔号、卷數等。
（2）檔案調出庫房應由雙方共同清點案卷數量，仔細查看每個案卷，對于案卷有否破損、殘缺、漏頁、缺頁、有無卷内目錄、頁碼是否連續、裝訂是否牢固等情況均記錄備案，并作為檔案再入庫驗收的依據。清點核實後由采購單位項目負責人和中标單位項目負責人共同在《檔案出入庫交接表》上簽字，完成交接後立即将檔案轉移到數字化加工場地，檔案嚴禁帶離現場；
（3）檔案領取後由中标單位項目管理員統一存放在加工現場的周轉檔案櫃中管理，确保實體檔案在數字化加工過程中的安全。數字化加工崗位逐卷領取檔案開展工作，并同時填寫《檔案數字化加工流程單》，按要求記錄各環節情況。中标單位項目管理員須監督各工作人員，各崗位工作台不得堆放檔案，加工完畢或每天工作結束所有檔案必須入櫃上鎖存放，必須檢查工作台面和周邊地面，特别是掃描崗位，必須對掃描儀進行檢查，嚴防檔案遺落、丢失。
2、檔案拆卷
(1)拆卷前，先檢查卷内文件是否編有頁碼。未編頁碼的，用鉛筆編寫在單面材料的右上角，編制雙面書寫的文字材料時正面編寫在右上角、反面編寫在左上角；
(2)如發現卷内目錄和卷内實際分頁不符，整理人員校核後用鉛筆修改錯誤的頁碼；
(3)拆卷時，拆除裝訂物應注意保護檔案實體不受損害，後續裝訂盡可能按原裝訂孔裝訂。對于必須裁頁才能掃描的文件，在經采購單位項目負責人同意後方可用裁紙刀沿文件原有折痕細心裁切，不得徒手撕裁；拆卷後的所有案卷一律平放，不得豎放和側放；
(4)如發現卷内文件有破損、殘缺、缺頁等特殊情況進行登記，數字化加工之前先進行檔案修裱，同時在記錄表上注明是否已修裱标記。
3、完善目錄數據庫
按照中伟德BETVlCTOR1946檔案信息著錄規則的要求，對照檔案原件規範目錄數據庫中的檔案目錄字段信息，包括确定檔案目錄的著錄項、字段長度和内容要求。檢查著錄字段是否正确、是否完整；如有錯誤、不規範或缺失的案卷題名、文件名、責任者、起止頁号和頁數等字段，應進行修改。未著錄的卷内文件目錄需按照案卷原件建立卷内目錄索引，對錄入信息進行校對檢查。
檔案數字化前對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準确、完整的目錄數據。
4、檔案數字化前處理質檢
根據《檔案數字化加工流程單》核對實體檔案次序、編頁頁數、拆卷等情況，确保檔案實體完整、頁碼有序、修裱質量符合要求，确認在掃描前的工序當中沒有對實體檔案造成人為的損壞。質檢發現錯誤應如實登記并經項目管理員确認後，返回出錯責任人修改，并對責任人進行處罰。
5、檔案掃描
根據檔案幅面的大小選擇專業掃描儀，按檔案原樣掃描。一般普通紙張的案卷采用高速掃描儀進行批量快速掃描；針對紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，采取加保護套及平闆掃描方式。對于紙張太大無法高速掃描的，應采用平闆掃描，注意科學合理的切分，并應在對應的文件題名中作以說明或标記，無法标記的，應登記說明；
掃描均為24位彩色模式。分辨率要求：掃描分辨率應不小于300dpi；如檔案中文字清晰度較差、紙張狀況較差、有照片、破損修裱時，掃描分辨率應不小于400dpi；如檔案大圖、手稿，掃描分辨率應400~600dpi。分辨率的設定應以“每張圖像應在200%的查看比例下，字迹清晰、完整，圖像上加有水印專用章、圖像順序号與案卷的頁碼号一緻”為原則；若有特殊情況導緻影響掃描圖像的利用和閱讀的(包括圖像的清晰度是否理想、圖像大小是否合适)，可根據實際情況作以調整，使圖像最大限度接近實體檔案原貌，以保證圖像的準确有效性。在保存時，應按照圖像的最高品質保存；對于壓縮、處理後的圖像，應保證圖像的清晰、可讀。
(1)掃描工作開始前，應檢查掃描軟件技術參數設置是否正确；
(2)掃描時，必須保證文件夾命名正确，具體命名規則參見7、圖像存儲部分；
(3)掃描時，必須按照頁面順序進行逐卷、逐頁掃描，先掃案卷封面和卷内目錄，将封面和卷内目錄各自單做一個文件掃描；同時對照卷内目錄所示頁碼對卷内文件進行分件掃描；掃描時做到不缺頁、不重頁、圖像内容完整，包括文件上的正文、頁碼等必須掃描齊全完整，并對上一環節前處理的質量進行檢查，确保掃描圖像與實體檔案一一對應。如發現錯誤，對照《檔案數字化加工流程單》對應信息，退回糾錯。
(4)初始掃描時，應将檔案紙張放置端正，掃描圖像的傾斜度不得超過1度，不允許有折角、遮字或者缺損。掃描應盡量減少掃描圖像的黑邊和雜點。
(5)如連續出現掃描圖像質量問題，中标單位項目負責人應立即查找原因，檢查設備，及時維護解決問題，不得影響工作進度。
(6)掃描要務必避免漏掃、錯掃、重掃、分件錯誤、圖像殘缺等現象；
(7)掃描後的紙張應保持頁碼排序正确，并對已掃描的案卷作以簡單的整理。應保持掃描工作區域的整潔有序，避免案卷、文件混雜、無序、遺留；
(8)對大幅面檔案采用大幅面專業掃描儀按檔案原樣進行掃描，不得采用分區掃描形成的多幅圖像進行圖像拼接方式，以保證檔案數字化圖像的整體性。
(9)掃描結束後需在《檔案數字化加工流程單》中填寫案卷的頁數、及掃描頁數。
6、圖像處理
(1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。
(2)由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識别時，應重新掃描。
(3)發現漏掃或掃描不合格的圖像要填寫《檔案數字化加工流程單》對應信息，報項目負責人确認後，安排責任人進行補掃或重掃後重新進行圖像處理與質檢。
(4)發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一緻時，應及時進行調整。
(5)糾偏：對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正确的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。
(6)去污：如需對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中産生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕迹。
7、圖像存儲
将數字化加工成果的數據文件存入移動硬盤，并按規範标準做好标簽并提供清單。圖形圖像的存儲格式為：TIFF、JPG、PDF、加水印JPG及PDF各一套。數字化加工成果包含雙份四套圖像數據：一套為TIFF格式原始圖像；一套為JPG格式提供利用圖像；一套為JPG圖像組成的PDF格式的文件；及JPG、PDF加不可更改水印專用章各一套。以檔案目錄數據庫為依據，将每一份檔案文件掃描所得的一個或多個圖像轉換存儲為一份PDF文件，印刷體檔案要求制作成雙層PDF文件，PDF格式的文件内部順序應與相應的案卷頁碼順序保持一緻，其中多頁文件要求PDF内每頁大小相同。
存儲時的壓縮率選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為原則。
具體命名規則如下：
封面命名規則：檔号+案卷題名+封面
目錄命名規則：檔号+案卷題名+卷内文件目錄
文件夾命名規則：檔号+案卷題名（卷内文件總頁數）
文件（圖像）命名規則：單頁文件和多頁文件均采用該文件與之對應的唯一檔号+文件名+三位流水号的文件頁碼
文件（PDF）命名規則：文件對應的唯一檔号+文件名
備考表命名規則：檔号+案卷題名+卷内備考表
将掃描圖像數據及整理PDF文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔号及題名是否相同，文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一緻，文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。
8、圖像質檢，備份數據
檢查标準：檢查掃描參數、掃描分辨率、存儲格式等是否正确；檢查圖像數據的清晰度，以及可讀度、失真度（确保放大200%圖像依然清晰）；檢查文件夾及文件命名是否正确；檢查每件檔案頁碼的連續性；檢查掃描圖像文件數是否與實體文件總頁數一緻；對發現的圖像質量有問題，參數設置不正确，圖像缺失，數據庫混亂等情況及時進行處理。
經檢查合格的完整數據應及時進行備份。
(1)數據檢驗
備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的内容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準确等。
(2)備份标簽
數據備份後應在相應的備份介質上做好标簽，以便查找和管理。
9、圖像挂接：
挂接數字化數據成果。檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節确認為"合格"後，通過網絡及時加載到數據服務器端彙總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動⚜⭐〰✝，實現批量、快速挂接。
通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔号的一緻性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，上傳帶水印的JPG圖像及PDF文件，實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量挂接。并核對每一份文件挂接後頁碼、頁數是否與掃描前一緻，不一緻時分析原因并記錄，對挂接錯位或明顯不能利用的頁面重新進行掃描。
10、數據驗收移交
檔案數字化項目成功的驗收，必須經采購單位組織的項目驗收小組審核簽字後方有效。檔案數字化成果驗收内容包括四方面：檔案原件還原質量；文件目錄及字段核查著錄質量；掃描圖像質量；數據挂接質量。
驗收标準：以抽檢部門檔案對應的數量（卷、件、頁）為基數，各項抽檢合格标準如下：
（1）檔案原卷還原質量：保證檔案還原整理規範，無前後颠倒、頁碼缺失等現象，保證實體檔案還原質量達到100%。
（2）文件目錄及字段核查著錄質量：著錄項著錄完整、準确，檔号合格率為100%，其他著錄項錯誤率不得超過千分之五，确保文件目錄及字段與檔案實體一緻，不影響圖像挂接。
（3）掃描圖像質量：漏掃率≤1‰，圖像傾斜度≤0.5度。
（4）數據挂接質量：挂接正确率保證100%。
驗收審核：在驗收中檢出的錯誤，中标單位有責任按照要求及時整改。經項目小組審核仍不合格的，該卷檔案全部退回整改。返工2次檢查結果仍不合格的，視同中标單位違約，采購單位不予支付該卷檔案數字化款項。
中标單位必須将前一批次的交接檔案連同制作完成的數據移交給BETVlCTOR1946，同時統計記錄掃描卷數、件數、掃描圖像張數及大小。中标單位應對前一批次計算機硬盤上留有的數字化檔案信息應該予以清除。
11、檔案還原入庫
數字化加工後的檔案應依照檔案原樣進行還原整理，同時使用采購單位提供的一次性清潔用具進行檔案盒清潔，檔案還原需注意以下要點：
(1)清點檔案數量，檢查案卷封面、目錄、原件、備考表等構成部分是否齊全和一一對應；
(2)檔案還原裝訂是否牢固，檢查各檔案是否有破損、丢失、遺漏、混亂等情況，如發現是屬于前環節操作不當導緻的，應及時報告項目負責人，則追究有關人員的責任；如是裝訂人員在工作中操作不當導緻的，則應及時糾正，并及時報告，情節嚴重的，則追究有關人員的責任；
(3)正确排序：檢查頁碼排序是否正确，檢查文件正反面、橫豎面是否正确；
(4)檢查大幅面紙張折疊是否正确合理，檢查是否有破損嚴重的，如有則應進行裱糊修裱；
同一批次出庫的檔案在完成數字化加工并經采購單位項目負責人驗收合格後，中标單位項目管理員按照《檔案出入庫交接表》，檢查應交還檔案的數量是否與出庫時一緻，并對歸還檔案進行清點、檢查檔案的完整性，确認無誤後向BETVlCTOR1946歸還。采購單位項目負責人進行現場清點并抽查檔案的完整性，确認無誤後，由中标單位完成該批次檔案入庫上架工作後，采購單位項目負責人在《檔案出入庫交接表》上簽字确認，完成檔案入庫交接手續，即可進行下一批次檔案出庫流程。
