第一章 總 則

第一條 為了規範我校形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護電子文件的真實性、完整性和有效性，确保電子文件的安全和信息有用性，充分發揮電子文檔在學校各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及國家檔案局第6号令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、國标GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規範》等有關規定，結合學校實際，制定本規定。

第二條 基本術語

（一）電子文件:是指學校各項工作中在數字設備及環境中生成的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

（二）歸檔電子文件:指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

（三）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其産生影響的曆史環境等信息。

（四）元數據：指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。

第三章 電子文件的收集、積累

第六條 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿内容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，确定是否保留。

第七條 當工作或其他事務處理過程隻産生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應随時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

第八條 收集積累的電子文件類型

（一）文本文件：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等。歸檔時應以定稿電子文件和正式電子文件為主，并注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時歸檔文字處理工具軟件。文本型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式。歸檔後BETVlCTOR1946要全部用軟件轉為PDF格式保存，以确保電子文件的真實性和不可改動。

（二）圖像文件：指通過掃描儀、數碼相機等設備獲得的靜态圖像電子文件。對采用非通用格式的圖像電子文件，歸檔時應将其轉換為通用格式，如無法轉換，應将相關軟件一并歸檔。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。歸檔時應歸檔未處理過的原圖像。

（三）圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的靜态圖形文件。歸檔時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，應注明軟硬件環境和相關數據。

（四）影像文件：指用視頻或多媒體設備獲得的動态圖像文件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

（五）聲音文件：指用音頻設備獲得并經計算機處理的文件。歸檔時應注意收集其屬性标識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

（六）超媒體鍊接文件：指用計算機超媒體鍊接技術制作的文件。

（七）程序文件：指商用或自主開發的系統軟件、應用軟件等。對通用軟件産生的電子文件，應同時收集其軟件型号、名稱、版本号和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件産生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。

（八）數據文件：指用計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等。數據文件以DBF、XLS為通用格式。

第九條 電子文件載體類型目前主要有光盤、磁盤、磁帶等。

第四章 電子文件的歸檔

第十條 電子文件的歸檔範圍參照BETVlCTOR1946制定的《各單位、部門歸檔範圍、檔案保管期限及歸檔時間一覽表》。并應包括相應的背景信息和元數據。具體歸檔範圍見附件《中央财經大學電子文件歸檔範圍》

第十一條 電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然後定期完成物理歸檔。電子文件邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。

第十二條 在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測内容包括：硬件環境的有效性，軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。電子文件歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。

第十三條 歸檔電子文件移交到BETVlCTOR1946後，BETVlCTOR1946須拷貝到耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密後再制作拷貝。

第十四條 存儲電子文件的載體或裝具上應貼有标簽，标簽上應注明載體序号、全宗号、類别号、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀态。

第十五條 特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。将相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。

第十六條 歸檔完畢，電子文件形成部門應将存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

第十七條 歸檔電子文件的移交和接收工作可在網絡上進行，但仍需履行相應的手續。

第十八條 文件形成單位在移交電子文件之前，BETVlCTOR1946在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。檢驗項目如下：1、載體有無劃痕，是否清潔；2、有無病毒；3、核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；4、核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；5、對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。凡檢驗不合格的，應及時退回形成單位重新制作，并再次對其檢驗。

第五章 電子文件的管理

第十九條 BETVlCTOR1946要對歸檔電子文件進行科學分類、編号。編号方案與紙質文件編号方案保持同步。

第二十條 BETVlCTOR1946應對庫存電子文件每兩年抽檢一次，抽檢率不低于10％，發現問題應及時采取補救措施。

第二十一條 系統設備更新時，BETVlCTOR1946須提前對歸檔電子文件進行遷移和備份。

第二十二條 BETVlCTOR1946應對磁性載體上的歸檔電子文件，每四年轉存一次。原載體同時保留不少于四年。

第二十三條 歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄塗層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；環境溫度選定範圍：17℃-20℃；相對濕度選定範圍：35%-45%。

第二十四條 封存的電子文檔不得提供利用，利用時應提供歸檔電子文件的複制件。利用電子文檔應遵守保密規定，對具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網上提供利用，确有必要以聯網方式利用時，應嚴格遵守國家和學校有關保密規定，并采取穩妥的安全保密措施。

第二十五條 電子文件的保管期限參照紙質和其它載體檔案的保管期限，對超過保管期限的電子文件的鑒定和銷毀，按照《中央财經大學檔案鑒定、銷毀管理規定》執行。屬于保密範圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密範圍的歸檔電子文件可進行邏輯删除。

第二十六條 BETVlCTOR1946應及時對歸檔電子文件的接收、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行統計。

第二十七條 本規定由BETVlCTOR1946負責解釋。

第二十八條 本規定自發布之日起施行。

二〇一七年三月

附件：中央财經大學電子文件歸檔範圍

一、文本類文件

（一）黨群行政管理類紙質檔案歸檔範圍内的電子文件

1．學校辦公室秘書科集中打印的屬于黨群行政檔案歸檔範圍的所有電子文件。

2．各單位、部門形成的屬于黨群行政檔案歸檔範圍的電子文件：

（1）各種規章制度、辦法，發展規劃、計劃、總結、工作報告或請示等電子文件。

（2）幹部任免、職務評審、人員招聘、離退休審批、人員調進調出離職、派出或報到上崗等活動中形成的有關電子文件。

（3）各單位發文的電子文件。

（4）學校黨代會、教代會、職代會、團代會、各級黨代會代表、人大代表、政協委員選舉及全校性各種重要工作會議、學術會議上印發的文件、領導人講話稿、會議代表名冊、會議日程、會議總結、會議紀要或簡報等有關電子文件。

（5）編印成冊的各種校史、年鑒、大事記及史料集，各種集錦、荟萃，各種資料彙編、成果彙編、制度彙編，各種通訊、簡報、調研報告、分析彙總材料等的電子文件。

（6）各種登記表、統計表、申請表、審批表，各種名冊、名單，年月報表、年檢等表格式的電子文件。

（7）學校或各單位、部門承辦的重大活動中形成的一系列材料。如招生、就業、申報“211”工程項目、本科教學水平評估、學科或實驗室評估，工程招标或竣工驗收，财務、安全、衛生大檢查，校慶、校運動會、學生社會實踐、專項比賽等活動中形成的有歸檔保存價值的電子文件。

（8）各種合同、協議、⏭➰協作文件等的電子文件。

（二）教學類紙質檔案歸檔範圍内的電子文件

1．本校教師編寫的各種教材、專著、譯著、字詞典、教學計劃、教學大綱、試題、典型教案、輔導材料、實驗或實習指導書等的電子版。

2．本科、碩士、博士畢業生論文的電子版。

3．教師自己制作的有保存價值的教學演示文稿。

（三）科研類紙質檔案歸檔範圍内的電子文件

1．教師承擔的科研課題或項目的申請書、課題進展年度報告、結題報告等的電子版。

2．上報成果的内容簡介、正式發表的論文、正式出版專著的電子版。

3．獲國家、省部級科研獎狀、證書的彩色掃描圖片文件。

（四）出版物類紙質檔案歸檔範圍内的電子文件

1．本校各單位創辦的正式出版發行刊物的電子版

2．中央财經大學學報、校報正式出版物的電子版。

（五）教師基本情況簡介及成果信息綜錄等的電子版。

（六）各單位産生的其它有歸檔保存價值的電子文件。

二、程序文件、數據庫文件

（一）全校教職工工資數據庫、會計憑證數據庫、各單位經費使用情況數據庫及其數據庫管理軟件。

（二）全校教職工人事檔案信息數據庫、教師成果信息數據庫及其數據庫管理軟件。

（三）全校本科生、研究生、博士後、留學生、成教生、自考生招生錄取學生基本信息數據庫、學生入學考試成績數據庫、新生電子照及其有關數據庫管理軟件。

（四）本科生、研究生、留學生、成教生、自考生學籍數據庫、學習成績數據庫、獎、助學金數據庫及其相關數據庫管理軟件。

（五）本科、碩士、博士畢業生就業信息數據庫、電子畢業照及其數據庫管理軟件。

（六）研究生學位數據庫、導師基本信息數據庫及其數據庫管理軟件。

（七）全校儀器設備管理信息庫，貴重儀器使用情況評價值數據庫、實驗項目數據庫、實驗室人員數據庫及其數據庫管理軟件。

（八）獲獎科研成果數據庫、通過鑒定科研成果數據庫、學術論文數據庫、科研機構和人員數據庫、在研項目數據庫、各種科研基金科技合同數據庫及其相關的數據庫管理軟件。

（九）本校人員出國、出境數據庫、國際會議數據庫、聘請外國專家數據庫、授予外籍專家名譽稱号數據庫、國際⏭➰交流情況數據庫、外賓接待情況數據庫及相關數據庫管理軟件。

（十） 房産管理數據庫、教職工住房情況數據庫及其數據庫管理軟件。

（十一）學報、校報刊登論文數據庫及其管理軟件。

（十二）基建預決算管理信息數據庫及其數據庫管理軟件。

（十三）各學院建立的師資信息、學術成果信息等數據庫及其相關管理軟件。

（十四）校友總會校友信息數據庫及其數據庫管理軟件。

（十五）全校接受捐贈數據庫及其數據庫管理軟件。

（十六）BETVlCTOR1946建立的各類檔案目錄信息數據庫、全文數據庫、多媒體檔案數據庫等及其數據庫管理軟件。

（十七）全校黨團員信息數據庫。

（十八）其它有歸檔保存價值的數據庫及其管理軟件。

三、影像文件、聲像文件

（一）宣傳部（新聞中心）攝錄的并已數字化的全校重大活動的錄像及校内新聞盤片。

（二）各單位、部門形成的有保存價值的已數字化的錄音、錄像盤片。

（三）各單位、部門制作的教學多媒體課件。

（四）各單位、部門制作的有保存價值的（宣傳用）多媒體演示系統、文稿等，如校史館介紹光盤，教學科研成果介紹等多媒體演示系統。

四、超媒體鍊接文件

學校和各單位、部門制作的屬于紙質檔案歸檔範圍的網頁内容全文、報表及數據庫等。

五、圖形文件、圖像文件

（一）各單位、部門用數碼相機拍攝或用掃描儀掃描的有歸檔保存價值的照片。

（二）各單位、部門舉辦展覽或出版的畫冊用計算機排版定稿後的電子版。

（三）本校建築物基建圖紙的CAD文件。