第一條 為了提高我校聲像檔案工作質量和管理水平，更好地開發利用聲像檔案信息資源，充分發揮聲像檔案在學校各項活動中的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》及教育部《照片檔案管理規範》等有關規定，結合我校具體情況，特制定本管理規定。
第二條 本規定所稱的聲像檔案是指學校各單位、部門在各項工作中通過攝錄手段形成的，具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶等，它們以感光材料或磁性材料為載體，以影像和聲音為主要反映方式，具有生動形象的特點。
第三條 聲像檔案是學校檔案的重要組成部分，同其它載體檔案一樣，是學校的寶貴财富。學校聲像檔案實行集中統一管理原則和單位、部門立卷歸檔制度，學校各單位、部門在工作中産生的有保存價值的聲像檔案，均應按BETVlCTOR1946的統一規定和要求進行收集、整理，并及時向BETVlCTOR1946移交。
第四條 學校有關單位、部門應将聲像檔案立卷歸檔工作納入有關人員崗位職責，實現攝錄工作與立卷工作同步，即攝錄人員在完成任務後須按照立卷歸檔要求及時将聲像材料移交歸檔。BETVlCTOR1946負責對各單位、部門聲像材料的形成、收集、整理、歸檔工作進行業務指導和監督。
第五條 歸檔範圍
（一）學校曆任書記、校長、博士生導師、著名教授及國内外具有一定影響的知名人士的照片、錄音、錄像等。照片包括工作照片（能反映其一生不同年代具有代表性的照片）、家庭生活照片等。錄音錄像參考照片收集範圍。
（二）中央、省部級領導來校視察、檢查和指導工作的照片、錄音、錄像等。期間召開的會議需收集會标與主席台照片、領導同志講話照片（如果到會有若幹位領導，應每人分别拍攝一張）、能反映會場氣氛的台下場面照片。
（三）學校各類代表大會及重要活動的照片、錄音、錄像等。如：黨代會、教代會、職代會、慶祝會、先進集體和先進個人表彰會、運動會、文藝演出、各種紀念日慶祝活動的照片、錄音、錄像等。（照片需拍攝會标與主席台、校領導講話、代表講話、先進集體和先進個人等）
（四）學校主辦、承辦的各種重要的教學、科研會議及各項活動，在學校召開的國際性、全國性學術會議的照片、錄音、錄像等。
（五）各種外事活動的照片、錄音、錄像等。包括各種國外代表團來訪、外籍人員來校活動、授予外國專家、學者名譽教授、客座教授稱号以及參觀、座談、交流、講學、演出、聯歡等活動。
（六）具有一定影響的本科生、碩士生、博士生論文答辯會，學生社會實踐活動，先進事迹、獎學金發放儀式，新生開學典禮、畢業生畢業典禮、曆屆畢業生畢業合影等照片、錄音、錄像等。
（七）民主黨派重要活動的照片、錄音、錄像。
（八）校友會重要活動的照片、錄音、錄像。
（九）學校各種展覽、陳列的照片、錄像等（每一塊闆面拍攝一張照片）。
（十）校園景色及基建工程照片、錄像等。校園景色包括學校每一座樓房、學校重要的石碑、牌匾、塑像等；基建工程照片包括開工前的原景和場地、招标會議和活動、平整土地、奠基破土儀式及建造工程中的重要環節直至竣工驗收。
（十一）獎狀照片。包括獲國家級、省部級的各種獎狀、獎牌、證書等。
（十二）學校過去不同曆史時期重要的照片、錄音、錄像等。
第六條 歸檔要求
（一）歸檔的聲像載體材料應質地優良，并能較好地反映事件的主要内容和真實面貌。
（二）歸檔的聲像檔案應統一裝具和組卷方法。照片和底片應一同歸檔，并附文字說明，文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。錄音帶、錄像帶等應将母帶歸檔，并附文字說明，文字說明包括錄音（像）内容、時間等。文字說明應表述準确、簡練，用打印機打印或用毛筆、簽字筆、炭素墨水或藍黑墨水鋼筆書寫。
（三）歸檔的聲像檔案應登錄檔案網絡管理系統進行著錄。有電子版的電子版必須與聲像檔案實體一并歸檔。
第七條 歸檔分工及歸檔時間
（一）宣傳部（新聞中心）是學校産生聲像檔案數量最大的部門，是聲像檔案的主要來源。須在每項活動或會議結束後三個月内将聲像檔案整理歸檔。
（二）國際⏭➰處是學校産生外事活動聲像檔案的主要部門，須在每項外事活動結束後三個月内将聲像檔案整理歸檔。
（三）學院畢業生合影（含照片、底片、名單和電子版）須在每年暑假前向BETVlCTOR1946移交。
（四）其它單位、部門都應根據聲像檔案歸檔範圍，及時将本單位、部門各項重要活動和重要會議的聲像檔案整理好後向BETVlCTOR1946移交。
第八條 BETVlCTOR1946應對所保管的聲像檔案按照不同類型科學分類和編号，并分開存放。
第九條 聲像檔案的載體與其它檔案載體不同，應根據聲像檔案載體的化學成分、物理性能等特點，進行科學的管理。聲像檔案庫房應有專門的設備和必要的保護措施。庫房溫濕度應控制在最适合的範圍内，并做到防火、防潮、防光、防磁、防黴、防高溫、防蟲、防盜等。
第十條 BETVlCTOR1946應定期對聲像檔案進行檢查，對破損的聲像檔案及時進行修複和複制，保證聲像檔案完好。
第十一條 本校各單位、部門因工作需要利用聲像檔案，由BETVlCTOR1946負責複制、掃描。
第十二條 對聲像檔案的鑒定和銷毀應持慎重态度，原則上不能銷毀。
第十三條 本規定由BETVlCTOR1946負責解釋。
第十四條 本規定自公布之日起施行。
