第一條為适應檔案管理現代化的需要，規範我校檔案整理的方法，提高工作效率，根據中華人民共和國行業标準DA/T22-2000《歸檔文件整理規則》，結合學校實際情況，制定本細則。

第二條本細則規定的檔案整理方法适用于我校各單位、部門形成的各種載體的檔案。

第三條有關定義

（一）歸檔文件：指在教學、科研、黨政管理和其它各項活動中形成的、具有保存價值、應作為檔案保存的各種載體的文件材料。

（二）檔案整理：指将歸檔文件組成有序體系的過程，包括分類組卷、檢查、卷内文件排列、編頁号、網上著錄并打印案卷封面和卷内文件目錄、填寫卷内備考表、去除金屬物及視情況裁切、貼邊、折邊等步驟。

第四條整理原則

檔案的整理應遵循文件材料的自然形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，适當照顧保存價值，分類組卷，便于保管和利用。

第五條質量要求

（一）歸檔文件應齊全、完整、準确。凡需歸檔的文件，必須将原稿、正文一同歸檔；如有批複和附件的，批複和附件也必須一同歸檔。

（二）歸檔文件應手續完備，凡需簽字蓋章的，一律要簽字和蓋相應的紅印章，一般禁止用複印件歸檔。

（三）歸檔文件書寫和批改必須考慮存檔的需要，要用黑色簽字筆、碳素墨水、藍黑墨水鋼筆書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅色墨水鋼筆。對傳真件等字迹易褪變或字迹模糊的應予複制，并附于原件後一并歸檔。

（四）歸檔文件用紙要統一。在整理過程中要注意将紙張裁剪整齊，注意不要裁掉字迹；特别小的字條，要粘貼在正規文件用紙上；紙張幅面尺寸超過國際标準A4型的應按A4規格折疊。

（五）歸檔文件已破損的應予修裱後歸檔。

（六）歸檔文件中不能有金屬物，歸檔時必須去除金屬物。

（七）歸檔文件要以卷為單位用鉛筆在有文字的頁面上逐頁編寫流水頁号，頁号編在正面的右上角，反面的左上角，沒有文字的頁面不必編寫頁号。

（八）每卷檔案最後要加放卷内備考表，并逐項進行認真填寫。

第六條目前我校歸檔文件整理仍按傳統立卷方法進行。歸檔文件的整理以案卷為基本單位。案卷是有關某一問題或某項工作、活動系統的、有密切聯系的若幹文件的組合體，又稱卷。卷由件組成，卷内一般以每份文件單獨計算為一件，另外：

（一）文件的正文與底稿合為一件。

（二）正文與附件合為一件。

（三）原件與複制件合為一件。

（四）轉發文與被轉發文合為一件。

（五）文件批辦單、發文稿紙等與相關文件合為一件。

（六）報表、圖冊、圖表、會議記錄、紀念冊、簡報、各類登記冊等按其本來的裝訂方法，一個自然本（冊）為一件。

第七條整理方法

（一）分類組卷

采用“年度——問題（實體）——保管期限”分類法進行，即先按歸檔文件的形成年度分類，在每個年度内，按問題（實體）分類，再根據保管期限進行組卷。

1、分年度：将歸檔文件按其形成年度分開。

在判定文件所屬年度時，須注意以下幾種情況：

（1）一份文件有多個時間特征，如成文日期、簽發日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發文和收文日期等，一般歸入發文年度。

（2）跨年度形成的文件，統一歸入辦結年度。如：跨年度的會議文件材料，歸入會議閉幕年；跨年度的案件材料，歸入結案年；跨年度的請示、批複，歸入批複年。

（3）計劃、規劃、總結、預決算、統計報表及法規性文件等内容涉及不同年度的文件，歸入發文年度。

（4）幾份文件作為一件時，一般以排列在前的文件日期為準。如：正本與定稿為一件時，以正本日期為準；正文與附件為一件時，以正文日期為準；轉發文與被轉發文為一件時，以轉發文日期為準。

（5）對沒有日期的文件，應通過分析文件内容、制成材料、格式、字體、各種标識及對照等手段考證和推斷文件的準确日期和近似日期，并據以歸入相應年度。

2、分問題 (實體)：将同一年度的歸檔文件按問題（實體）分開。即将一個具體問題、一次會議、一項工作、一起案件、一項活動所形成的文件材料按紙質、聲像（照片、錄音帶、錄像帶）、實物、電子等載體分開。

3、分保管期限：将同一年度、同一問題和實體的歸檔文件按永久、定期（30，10年）兩種保管期限分開。

按保管期限分類，應注意以下幾點：

（1）原則上不要将不同保管期限的文件混在一起。

（2）應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。

（3）一個問題的文件，有保管期限不完全相同的情況，為了保持問題的完整性，可本着就高不就低的原則。

分類組卷後，卷内文件的數量一般不超過200頁。若同一問題的文件材料頁數較多時，可以酌情分成幾卷；問題單一、文件材料數量少的，可以幾個問題的文件材料組成一卷。聲像（照片、錄音帶、錄像帶）、實物、電子等載體的文件材料一張（盒/件）為一卷。

（二）檢查

1、檢查該卷文件材料是否齊全、完整，是否有不需要歸檔的材料。對材料不全、不齊的要設法補全、補齊，對有不需要歸檔的要予以剔除。

2、檢查該卷文件材料手續是否齊全，如要加蓋公章的有無加蓋公章，要簽名的欄目有無漏簽等。對沒有加蓋公章的要加蓋公章，對沒有簽名的要補簽。

（三）卷内文件排列

歸檔紙質文件材料分類組卷後，必須對組成一卷的文件材料按一定的規律進行排列。卷内文件應依其形成規律或特點，保持文件材料之間的密切聯系進行系統排列。

1、一般按文件材料的形成時間和重要程度排列。

2、發文按發文字号排列。

3、本專科生成績或畢業論文按學号升序排列。

4、基建圖紙按目錄或圖号排列。

5、幾份文件作為一件時的排列：正文與底稿為一件時，正文在前，底稿在後；正文與附件為一件時，正文在前，附件在後；原件與複制件為一件時，原件在前，複印件在後；轉發文與被轉發文為一件時，轉發文在前，被轉發文在後；文件批辦單、發文稿紙等與相關文件為一件時，文件批辦單、發文稿紙等在前，相關文件在後。

6、批複、批示在前，請示報告在後；結論性材料在前，依據性材料在後。

7、不同文字的文本，中文本/漢文本在前，外文本/少數民族文字文本在後。

（四）編頁号

對紙質案卷卷内文件材料，按排列順序依次從阿拉伯數字“1”開始流水編寫頁号。卷内所有的文件材料無論正面或反面，隻要有書寫文字，均應一面編一個頁号，空白頁不編号；頁号的位置編寫在正面的右上角，反面的左上角；編寫頁号應統一用鉛筆書寫。

（五）網上著錄，打印案卷封面和卷内文件目錄，上傳電子文件、圖像及多媒體文件

1、網上著錄

登陸檔案網絡管理系統—填寫用戶名、密碼—點擊“登陸”，進入檔案網絡管理系統，對案卷級和文件級項目進行著錄。

案卷級項目的著錄：

點擊檔案網絡管理系統界面下的“檔案管理”——點擊具體的檔案表名稱（本單位代号＋本單位名稱，如：7學校辦公室）或其後的“打開”——點擊頁面右邊“檔案文件信息管理”界面下的“添加案卷”（第一次著錄時點擊頁面左上方的“添加案卷”），彈出“添加案卷”框，對以下項目進行填寫：

（1）一級目錄：檔案門類代碼（DQ代表黨群檔案，XZ代表行政檔案，JX代表教學檔案，KY代表科研檔案，WS代表外事檔案，JJ代表基建檔案，CK代表财會檔案，CB代表出版檔案，SX代表錄音、錄像檔案，ZP代表照片檔案，DZ代表電子檔案，SW代表實物檔案）。

（2）二級目錄：填案卷所屬年度（如案卷為2004年填“2004”）。

（3）三級目錄：填處級單位名稱（如“學校辦公室”）。

（4）信息分類号：不填。

（5）BETVlCTOR1946室代号：不填。

（6）全宗号：填“7”（屬1998年合并前中央财政管理幹部學院的案卷填“8”）。

（7）實體分類号：

① 黨群、行政、教學、科研、外事、出版紙質載體檔案填“檔案門類代碼——案卷所屬年度——單位代号（如“7”為學校辦公室代号）”，如該卷是學校辦公室2004年形成的行政類紙質載體檔案，填“XZ－2004－7” 。

② 紙質上級來文填“檔案門類代碼（DQ代表黨群系統上級來文，XZ代表行政系統上級來文）－101（上級來文代号）－案卷所屬年度”，如該卷是2004年紙質上級行政來文，填“XZ－101－2004”。

③ 基建工程紙質載體檔案填“JJ（基建檔案代碼）——校區代号+基建項目代号（校區代号由1位阿拉伯數字表示：1代表校本部，2代表清河，3代表沙河；項目代号由3位阿拉伯數字表示，錄入前向BETVlCTOR1946索要，000代表綜合材料）——案卷所屬年度”，如行政樓建築竣工圖實體分類号為“JJ-1041（1代表校本部，041為行政樓代号）－1999”。

④ 紙質載體财會檔案填“CK（财會檔案代碼）——單位代号（如21為财務處代号）——案卷所屬年度”，如該卷是2004年财務處形成的紙質載體财會檔案，填“CK－21－2004”。

⑤ 照片檔案填“ZP（照片檔案代碼）——照片所屬年度——單位代号”，如學校辦公室2004年形成的照片檔案，填“ZP－2004－7” 。

⑥ 錄音帶、錄像帶填“SX（聲像檔案代碼）——錄音帶、錄像帶代碼（1代表錄音帶，2代表錄像帶）——錄音帶、錄像帶内容所屬年度”，如2004年形成的錄音帶，填“SX－1－2004”。

⑦ 實物檔案填“SW（實物檔案代碼）——實物分類代号（1代表印章類實物，2代表旗類，3代表獎狀證書類，4代表獎牌、獎杯、匾額類，5代表禮品、紀念品類，6代表題詞、書畫類，7代表書籍、畫冊類，8代表其他類）——實物所屬年度”，如2004年頒發的獎狀，填“SW－3－2004”。

⑧ 電子檔案填“DZ（電子檔案代碼）——電子檔案載體分類代号（1代表磁盤，2代表光盤）——年度”，如2004年形成的磁盤，填“DZ－1－2004”。

（8）案卷/盒号及館編件号：填案卷在具體檔案門類和單位的年度流水号，如該卷是學校辦公室2004年形成的第1卷行政檔案填“1.0000”,第2卷填“2.0000”，依此類推（在錄入前先打電話向BETVlCTOR1946詢問本單位案卷在具體檔案門類裡的年度著錄起始号）。

（9）保管期限：選擇案卷的具體保管期限（案卷保管期限的判定見《各單位、部門歸檔範圍、檔案保管期限及歸檔時間一覽表》）。

（10）密級：選擇案卷的密級（根據卷内文件的具體密級而定，如卷内文件沒有密級标識則選“内部”）。

（11）正題名：填案卷的正題名（根據卷内文件具體内容由立卷人員自己拟定，拟寫時應注意責任者、時間、問題、文種或名稱等要素齊備）。

（12）副題名：填案卷的副題名，沒有的不填。

（13）附注：對該案卷需要說明的情況加以說明（如卷内文件缺損，須寫明缺損的緣由、缺損的具體内容或頁數等）。

（14）第一責任者：填案卷的第一責任者（照片、錄音錄像檔案填拍攝者；實物檔案中的獎狀、榮譽證書等為頒發者）。

（15）其他責任者：填案卷的其他責任者，沒有的不填。

（16）數量：填卷内文件的件數（紙質載體檔案根據卷内文件具體數目填寫；錄音錄像帶、照片、磁盤、光盤、實物檔案一盒（張、件）為一卷，所以卷内文件件數為“1”。

（17）規格：填紙張、照片等的規格（如A4、B5，5寸、7寸等）。

（18）起止時間：填卷内文件最早到最晚的時間（如卷内文件最早形成的時間為2004年12月15日，最晚形成的時間為2005年1月6日，則填 “2004.12.15-2005.01.06”，年度用4位阿拉伯數字表示，月和日用兩位阿拉伯數字表示；隻有一個時間的填一個時間，如“2005.03.15”）。

（19）歸檔單位：填歸檔的處級單位名稱，如：學校辦公室歸檔的填“學校辦公室” 。

（20）存址：不填。

（21）主題詞：不填。

（22）立卷人：填立卷人的姓名（必須填各單位、部門工作人員的姓名）。

（23）檢查人：填本單位、部門主管檔案工作的領導姓名。

（24）立卷時間：填立卷的具體時間（如2005年1月6日立卷的填“2005.01.06”，年度用4位阿拉伯數字表示，月和日用兩位阿拉伯數字表示）。

（25）編制單位：填立卷人所在單位名稱，如“BETVlCTOR1946”

（26）編制日期：填錄入的日期（如是2005年1月6日著錄的填“2005.01.06”，年度用4位阿拉伯數字表示，月和日用兩位阿拉伯數字表示）。

（27）接收人、移交時間、移交人：暫時不填（待案卷實體向BETVlCTOR1946移交後由BETVlCTOR1946工作人員填寫）。

（28）輸入員：填錄入者的姓名。

文件級項目的著錄（錄音錄像帶、照片、磁盤、光盤、實物檔案隻著錄案卷級項目，不著錄文件級項目）：

點擊檔案網絡管理系統右邊“檔案文件信息管理”下的“添加文件”，彈出“添加文件”框，對以下項目進行填寫：

（1）一級目錄、二級目錄、三級目錄：與文件所屬案卷相同

（2）信息分類号：不填

（3）BETVlCTOR1946室代号：不填

（4）全宗号：與文件所屬案卷相同

（5）縮微号：不填

（6）實體分類号：與文件所屬案卷相同，如學校辦公室2004年形成的紙質行政文件填“XZ－2004－7”

（7）案卷/盒号及館編件号：小數點前填文件所屬案卷号，小數點後填文件在案卷中的順序号（從1開始流水排号）

（8）保管期限：選擇文件的保管期限（文件保管期限的判定見《各單位、部門歸檔範圍、檔案保管期限及歸檔時間一覽表》）。

（9）密級：根據文件的具體密級進行選擇（如文件上沒有密級标識則選“内部”）。

（10）正題名：填文件的正題名（文件上有則照錄，沒有則自拟，不完整的補充完整，必須确保責任者、時間、問題、文種或名稱等要素齊備，自拟或補充部分用中括号“[]”括起來）。

（11）副題名：填文件的副題名，沒有的不填。

（12）附注：對文件有需要說明的情況進行說明。

（13）第一責任者：填形成文件的單位名稱或人名。

（14）其他責任者：填其他責任者的名稱（文件有多個責任者時，除第一責任者外為其他責任者）。

（15）數量：填具體文件的頁數。

（16）規格：填紙張的規格（如A4、B5等）。

（17）時間：填文件的形成時間（一般為文件的落款日期，如落款日期為2004年12月15日，填“2004.12.15”）。

（18）歸檔單位：填歸檔的處級單位名稱，如是學校辦公室歸檔的填“學校辦公室”。

（19）存址：不填。

（20）主題詞：不填。

（21）出版社、獎勵名稱、獲獎等級、獲獎時間：有的填，沒有的不填。

（22）文号、圖号：填文件的發文字号、基建圖紙的圖号或學生的學号，沒有的不填。

（23）載體：根據文件的實際載體進行選擇，是紙則選“紙”。

（24）文本：根據文件的實際文本進行選擇，是正本的則選“正本” 。

（25）文種：根據文件的實際文種進行選擇，是通知則選“通知”，如不包括在列出的具體文種中的選“其他”。

（26）歸檔份數：填歸檔文件的份數，是1份則填“1”。

（27）附件題名/電子文件編号：有附件的填附件的題名。

（28）輸入員：填錄入者的姓名。

若著錄完案卷或文件信息後發現有錯誤，要對已著錄的案卷或文件信息進行修改，應點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下案卷或文件條目右方的“編輯” 按鈕，彈出“編輯案卷（或文件）”框，将要修改的内容進行修改後，點擊左下方的“保存” 按鈕進行保存，即修改完成，修改完後點擊“關閉” 按鈕退出。

若著錄完案卷或文件信息後發現著錄重複或多餘，需要對已著錄的案卷或文件條目進行删除，應點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下案卷或文件條目右方的“删除”按鈕進行删除。

2、打印案卷封面和卷内文件目錄

通過檔案網絡管理系統對案卷的案卷級和文件級項目進行著錄後，系統會自動生成案卷封面和卷内文件目錄。紙質案卷的案卷封面和卷内文件目錄必須打印出來，聲像、實物、電子載體檔案不需打印，但須将它們的内容、時間和檔号等項目書寫在上述載體裝具上。

打印案卷封面和卷内文件目錄的具體操作方法是：

點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下“打印當前類目”按鈕，彈出“打印目錄”框。

（1）選擇“案卷封面（II）”或“卷内文件目錄”。

（2）案卷列表：選擇要打印的案卷的檔号。

（3）選擇紙張：根據卷内文件的規格進行選擇，是A4則選A4縱向（系統默認為A4縱向），B5則選B5縱向。

（4）點擊“打印”按鈕，彈出打印界面。

（5）點擊“文件”——“頁面設置”對頁面進行設置。在一台計算機上第一次通過檔案網絡管理系統進行打印時，要将頁眉頁腳項清空；如果卷内文件為B5大小，則頁面設置時選擇B5（JIS），左、右、上、下邊距合理調整。

（6）點擊“文件”——“打印預覽”，檢查前面輸入和頁面顯示是否有誤，如果輸入有誤則返回”檔案文件信息管理”界面對案卷或文件條目信息進行修改；如果頁面顯示有誤,則返回“打印”界面點擊“文件”——“頁面設置”進行頁面設置。

（7）檢查無誤，點擊“打印預覽”界面上方的“打印”快捷按鈕或返回“打印”界面點擊“文件”——“打印”進行打印。

打印案卷封面和卷内文件目錄必須用檔案專用紙進行打印，打印前須到BETVlCTOR1946領取檔案專用紙；為節約用紙，卷内文件目錄的首頁應打印在案卷封面的反面，如果卷内文件目錄有多頁，在打印時應選中“頁碼”并輸入具體的頁碼，逐頁正反面進行打印。

3、上傳電子文件、圖像及多媒體文件

上傳電子文件：

如果有與著錄的文件相對應的電子文件，必須将電子文件上傳，具體操作為：

（1）點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下具體文件條目右邊的“全文”按鈕，彈出“文件、案卷提要”框。

（2）選擇文件：點擊“浏覽”，從本地磁盤選擇要上傳的電子文件。

（3）上傳方式：默認為“上傳整個文件”，不改。

（4）提取全文：選中“将附件内容追加到全文”。

（5）點擊“上傳”，電子文件信息即上傳到檔案網絡管理系統中。若一份文件有多個電子文件時，可以重複以上步驟上傳多個電子文件；若上傳錯誤可以點擊電子文件條目的“删除”按鈕進行删除。

上傳圖像：

如果有與著錄的案卷或文件（如照片、實物檔案等）相對應的數碼照片，必須将數碼照片上傳，具體操作為：

（1）點擊系統界面右邊“檔案文件信息管理”界面下具體案卷或文件條目右邊的“圖像”按鈕，彈出“文件、案卷相關圖像”框。

（2）點擊“浏覽”，選擇要上傳的圖像（一次可以選擇多張），點擊“上傳”，電子圖像即上傳到檔案網絡管理系統。若上傳錯誤可以點擊圖像條目的“删除”按鈕進行删除。

上傳音頻、視頻等多媒體文件：

如果有與著錄的案卷或文件相對應的音頻、視頻等多媒體文件，必須将多媒體文件上傳，具體上傳方式可以通過點擊“檔案文件信息管理”界面下具體案卷或文件條目右邊的“媒體”按鈕進行上傳。

（六）填寫卷内備考表

卷内備考表置于整卷文件之後，用來保護文件，說明卷内文件的狀況（文件的缺損、修補等），便于保管和利用人員了解。卷内備考表填寫項目包括：

1．本卷情況說明：由立卷人填寫該卷需要說明的情況，如缺材料等。

2．立卷人：完成立卷後，立卷人在此簽名。

3．檢查人：各單位、部門分管領導對案卷質量進行審核後在此簽名。

4．立卷時間：由立卷人填寫歸檔文件整理完畢的日期。

卷内備考表填寫要求用黑色簽字筆、藍黑墨水、炭素墨水鋼筆書寫，不能用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水和紅色墨水鋼筆書寫。

（七）去除金屬物，視情況裁切、貼邊、折邊，保證案卷外觀整齊

1、去掉卷内文件材料上的金屬物，如：訂書針、回形針等，以防年久鏽蝕文件。

2、對歸檔文件進行必要的修整。全卷文件材料大小應一緻、齊整，紙張大小以A4或B5規格的紙張為準，小于A4或B5的要加邊或托紙，大于A4或B5的要折邊或裁切取齊，使規格相同；對較大的圖紙要手風琴式折疊；對字迹易擴散（鉛筆、圓珠筆字迹或傳真件等）和已擴散的文件要複制并與原件一并保存；對破損的文件材料及與文件材料不可分割的照片、小字條等要加邊修補或裱糊。同時注意不要将文件材料倒置、脫漏等。

（八）案卷整體包括文件材料、案卷封面、卷内文件目錄和卷内備考表。各部分排列順序是：案卷封面—卷内文件目錄—文件材料－卷内備考表。

第八條各單位、部門在完成上述工作後，應填寫或通過檔案網絡管理系統打印案卷移交目錄一式兩份，與歸檔案卷一起向BETVlCTOR1946移交并辦理交接手續。

（一）通過檔案網絡管理系統打印移交目錄的具體操作為：

1、選中要移交的案卷（鼠标指向要移交的案卷條目左邊的方框即可選中）。

2、點擊“添加至打印隊列”。

3、點擊“打印當前類目”，彈出“打印目錄”框。

4、選擇“案卷移交目錄（橫）”。

5、選擇“僅打印打印隊列中的文件”（對歸檔文件、卷内、案卷、自定義目錄有效）

6、選擇紙張：A4橫向。

7、點擊“打印”，進入“案卷移交目錄（橫向）打印”界面。

8、點擊“文件”——“頁面設置”，彈出“頁面設置”框，紙張大小：選擇“A4”，方向：選擇“橫向（A）”，點擊“确定”返回。

9、點擊“文件”——打印預覽，進入“打印預覽”界面進行預覽。

10、檢查無誤，點擊頁面上方的打印快捷按鈕或返回打印界面，點擊“文件”——“打印”進行打印。

（二）打印案卷移交目錄用普通紙打印。為節約紙張，如果案卷移交目錄有多頁，則應選中“頁碼”并輸入具體頁碼，逐頁正反面進行打印。

第九條 BETVlCTOR1946負責對歸檔案卷進行裝盒、貼檔号标簽和科學排架。