一、歸檔質量要求

1、歸檔的文件材料應齊全完整，内容真實可靠，手續完備，需簽字蓋章的必須簽字蓋章。

2、歸檔的文件材料應質地優良、書寫字迹清楚，手寫部分一律用毛筆、黑色簽字筆、炭素墨水或藍黑墨水鋼筆書寫，禁用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水鋼筆、紅墨水鋼筆書寫。

3、歸檔案卷外觀要整齊，尺寸大的要通過裁剪、折疊整齊，尺寸小的要粘貼在正規文件用紙上保證與整卷大小一緻，有破損的應予修裱。

4、歸檔文件材料中不能有金屬物，整理時必須去除金屬物。

5、歸檔文件材料要以卷為單位用鉛筆在有文字的頁面上逐頁編寫流水頁号，頁号編在正面的右上角，反面的左上角，沒有文字的頁面不必編寫頁号。

6、歸檔的文件材料原則上必須是原件，一般禁止用複印件歸檔；一般歸檔一份，重要的歸檔二份，有電子文件的電子文件必須歸檔。

7、歸檔文件材料要通過檔案網絡管理系統進行著錄并打印案卷封面和卷内文件目錄，有電子文件的必須上傳電子文件。

8、歸檔時，每個案卷前應有案卷封面、卷内文件目錄，後應有卷内備考表。

二、歸檔時間

1、學校各黨政部門和按自然年度歸檔的部門，應在次年6月底前歸檔；

2、各教學單位和按學年歸檔的部門，應在下一學年寒假前歸檔；

3、科研、基建等部門應在項目完成後2個月内歸檔；

4、聲像檔案在完成制作後3個月内整理歸檔；

5、财會檔案在财務處保存3年，于第4年的6月底前向BETVlCTOR1946移交。

提倡平時立卷，随時歸檔。即一項工作、活動完成後，立即将有關的文件材料整理歸檔，以避免因時間長而造成文件材料丢失或毀損，保證歸檔檔案質量。

三、歸檔手續

向BETVlCTOR1946移交檔案必須履行手續，由移交單位、部門填寫或打印案卷移交目錄一式兩份，BETVlCTOR1946根據移交目錄驗收無誤後，交接雙方在移交目錄上簽名蓋章，各存一份備查。