為了加強沙河校區檔案的收集、整理、歸檔工作，保證我校基建檔案的完整、準确、系統和規範，根據《高等學校檔案工作規範》、《城市建設檔案管理規定》（建設部2001第90号令）、《建設文件歸檔整理規範》（GB/T50328-2001）和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》（DA/T 28-2002）等要求，結合沙河校區建設的實際，特制定本管理辦法。

一、沙河校區基建檔案的管理原則

1、凡是在沙河校區基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表、聲像、光盤等各種載體的文件材料，均屬基建類檔案。

2、沙河校區基建檔案必須實行集中統一管理的原則，确保檔案材料完整、準确、系統、安全和有效利用。

3、檔案工作要納入基建規劃、管理制度和基建人員的崗位職責範圍之中，做到基建與建立檔案工作同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定工作同步進行、工程竣工驗收與竣工檔案材料驗收同步進行。

二、沙河校區基建檔案管理部門及崗位職責

沙河校區基建檔案管理部門為沙河校區規劃建設辦公室（以下簡稱辦公室）。

1、辦公室要安排檔案資料存放室，設置兼職檔案員專門負責各類基建檔案材料的收集、歸檔工作。

2、辦公室要有領導分工負責檔案工作，把檔案工作納入本單位的工作議程，并定期檢查，做到各工程項目資料形成積累與基建進展同步；各單項工程結束後，組織收齊基建檔案，審查歸檔質量是否符合完整、系統、準确的要求；對基建檔案資料信息的開發利用由分管檔案領導負責組織和審查。

3、辦公室要及時将辦理完畢的沙河校區基建檔案材料向兼職檔案員移交并存放在檔案資料室，任何部門和個人不得以任何理由将檔案材料據為已有或丢失、銷毀。

4、學校BETVlCTOR1946負責對沙河校區基建檔案工作的業務指導、監督和檢查，并定期派專人協助辦公室兼職檔案員做好檔案的積累、分類整理和歸檔工作。

5、兼職檔案員對接收的檔案應當及時登記，編制檢索工具，并存入計算機中，做好檔案的保管、保護工作；對破損或變質的檔案應及時搶救，特别主要的基建檔案應當采取有效措施，确保其安全無損。

6、根據《城市建設檔案管理規定》（建設部2001第90号令），在組織竣工驗收前，應當提請城建檔案管理機構對工程檔案執行預驗收，在取得工程檔案認可文件後，方可組織工程驗收。

7、按照國家計委《建設項目（工程）竣工驗收辦法》第七條規範：“檔案行政管理部門要派人參加初步驗收和竣工驗收。竣工驗收時，驗收主管單位應當通知BETVlCTOR1946派人參加驗收委員會或驗收組”的精神，竣工驗收時，辦公室要通知BETVlCTOR1946或檔案資料室參加竣工檔案材料的驗收工作。

三、沙河校區基建檔案歸檔辦法

1、歸檔的基建管理和項目建設中形成的文件材料應當對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

2、歸檔的基建文件材料應當反映基建管理和項目建設的全過程，保證完整、準确、系統。歸檔的主要内容包括：綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生産技術準備、試生産基建預算、概算、決算、器材管理等八個方面（具體歸檔範圍和保管期限見附件）。上述材料一經形成，應立即送1-2份原件至檔案資料室及時歸檔，原則上不外借。确因工作需要，借閱必須開具借條，經分管檔案領導簽字後方可借出，确保檔案原件萬無一失。

3、歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，特别是包括竣工圖在内的全套圖紙及光盤。

4、工程準備階段所形成的檔案，包括開工前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投标等階段形成的檔案應妥善管理，按期歸檔。

5、紅線圖劃定後，要産生一套反映原地貌、地形的照片檔案。在今後的基建過程中，要産生一套反映每個建築項目奠基、動工、建設、竣工活動的照片。

6、在征地賠償過程中，賠償協議及拆遷協議要有完備的簽字蓋章手續。如有變動要及時将變動後的材料交檔案資料室同原協議一起歸檔保存。

7、在建設過程中凡以設計變更洽商圖作為竣工圖的，必須進行必要的補充工作。如原洽商圖按設計圖紙正規制圖的可作為竣工圖，但需統一編寫圖号、圖名，加蓋“竣工圖”印章，作為補圖，并在說明中注明此圖是哪張圖，哪個部位的修改圖，還要在原圖修改部位标注修改範圍，并标明見補圖号。

8、不歸檔的文件材料

（1）上級機關有關基建的普發性、不辦的文件；

（2）正式施工前的草圖，未定型圖紙；

（3）重份文件和重份圖紙；

（4）無查考價值的臨時性、事務性文件。

9、臨時性文檔材料

（1）在新校區建設期間沙河校區規劃建設辦公室形成的臨時性業務管理和業務技術檔案屬臨時性文檔材料；

（2）臨時性文檔材料原則上由各部門自行保管，保管有困難時由檔案資料室代管；

（3）各部門臨時性文檔材料應定期清理，需移交檔案資料室的文檔材料應及時移交。

四、歸檔要求及歸檔時間

1、歸檔的基建文件材料格式要統一、字迹工整、圖像清晰。

2、歸檔的底圖、藍圖格式須按國家制圖标準繪制完成。

3、凡歸檔的文字材料及簽字一律使用藍、黑墨水書寫，禁止用圓珠筆、鉛筆、彩筆書寫。

4、綜合性管理文件材料及征地文件材料，辦公室檔案資料室一般應在次年6月份或階段性任務完成後兩個月内向BETVlCTOR1946歸檔，工程竣工檔案應在項目完成後三個月内向BETVlCTOR1946歸檔。

五、未盡事宜，按照《建設工程文件歸檔整理規範》（GB／T50328—2001）、《高等學校檔案工作規範》中“學校基本建設類檔案工作規範”執行及參考《城市建設檔案著錄規範》（CB／T 50323-2001）。

附件：

沙河校區基建檔案歸檔範圍和保管期限